Sofia, Chargée de communication chez ista nous emmène dans les coulisses de la communication événementielle. Depuis septembre, et ce pendant trois mois intenses, Sofia est en plein marathon événementiel. Elle enchaîne les salons professionnels comme un artiste enchaîne les concerts, avec énergie, précision et passion…

BlackSheep.- Sur quels types de supports travaillez-vous, en interne et en externe ?

S.- En interne, ça va être surtout du PowerPoint et de la documentation type PDF créée via InDesign. En externe, ça va être des publicités, des campagnes digitales, soit créées avec InDesign soit avec Photoshop. Je ne m’occupe pas de la partie vidéo, c’est surtout en termes de création visuelle. De plus, je suis garante de la charte graphique. Tous les supports produits qui sortent de l’entreprise, vus par l’interne et par l’externe, sont encadrés. On me demande donc conseil pour que la charte soit respectée et que visuellement tout soit cohérent. Ça peut être de la vidéo, de la documentation terrain très technique.

B.S.- Qu’est-ce que vous préférez dans votre métier et qu’est-ce qui vous motive au quotidien ?

S.- Ce que je préfère, c’est l’organisation des événements, notamment des salons, qui demandent beaucoup de temps. Dans notre métier, ils sont rassemblés à la rentrée sur trois mois, donc ça s’enchaîne assez rapidement. C’est assez dynamique et, comme c’est polyvalent, on cherche des traiteurs, des hôtels, on travaille avec notre standiste pour tout ce qui est création et design du stand. Il y a aussi la communication auprès de l’interne et de l’externe, donc ça couvre un large périmètre et c’est toujours très intéressant.

B.S.- Quels sont les défis que vous relevez chaque jours ? 

S.- Je dirais la gestion du temps. Je n’ai pas de missions définies, donc il ne faut pas que la part de création prenne le pas sur la communication pure ou sur l’organisation d’événements. Il faut que ça s’équilibre. Et en termes de créations, l’entreprise a toujours des besoins, mais il ne faut pas que mon travail de chargée de communication se transforme en poste de graphiste. Il faut donc trouver un équilibre, car le métier est très polyvalent.

B.S.- Comment travaillez-vous avec les imprimeurs sur la production de supports ?

S.- On a un catalogue d’imprimés qu’on met à jour chaque année, à disposition des salariés, des agences, etc. À chaque fois que l’imprimeur reçoit une commande annuelle ou ponctuelle, je dois valider les bons à tirer. Je vérifie que le document imprimé est toujours à la charte, à jour et conforme. Ensuite, au quotidien, au service marketing et communication, on a aussi des impressions ponctuelles liées aux événements organisés ou à l’équipement, comme les kakémonos. Dans ces cas-là, je travaille directement avec l’imprimeur pour avoir quelque chose de sur mesure et rapidement.

B.S.- J’ai visité une imprimerie, et on nous expliquait qu’il faut faire très attention, en communication au niveau des marges lors de l’impression. Est-ce le cas aussi dans votre entreprise ?

S.- Oui, il y a des codes à respecter pour les imprimeurs, surtout pour le print. Il faut respecter les traits de coupe avec des débords, vérifier que les images sont bien en HD et utiliser les bons codes couleurs CMJN. Toutes ces petites spécificités permettent d’obtenir la meilleure qualité d’impression possible.

B.S.- Vous participez régulièrement à la préparation de salons professionnels. Comment vous y prenez-vous pour concevoir les visuels et coordonner leur réalisation ?

S.- Ça commence par la stratégie de l’entreprise. Chaque année, on a une nouvelle stratégie avec des services mis en avant ou de nouveaux produits. J’en discute avec l’équipe marketing pour savoir quels thèmes seront abordés sur les salons, selon le public. On a des salons destinés aux bailleurs et d’autres aux syndics, donc pas du tout la même cible. À partir de là, je construis le design du stand, les panneaux publicitaires avec des messages et des marges adaptés. Depuis plus de trois ans, on travaille avec le même standiste qui réutilise les stands. Le petit challenge, c’est que chaque année, on a la même structure, mais ce qui change, ce sont les panneaux, souvent en tissu, dans une logique écologique. On évite ainsi les déchets, le bar et la structure des enseignes sont réutilisés chaque année.

B.S.- Vous avez abordé l’écologie sur le stand, quel type de tissu est-ce exactement ?

S.- Je ne sais pas exactement. Je sais que ce sont des cadres en aluminium sur lesquels on vient imprimer sur du tissu, puis tendre ce tissu sur les panneaux. La structure reste la même, et ça nous donne des zones personnalisables. On peut aussi réutiliser les tissus, mais chaque année, avec de nouvelles offres, on change souvent les visuels sans refaire tout le stand.

B.S.- Lors des salons, comment faites-vous pour valoriser l’image d’ista et créer une atmosphère accueillante pour les visiteurs ?

S.- Ça commence déjà par l’inscription sur les salons. Quand on est inscrit, il faut choisir le meilleur emplacement, parfois on a le choix, d’autres fois non. Il faut toujours penser aux flux de passage, par exemple être près d’un couloir entre deux halls ou d’une zone très fréquentée. On essaie aussi de ne pas être trop proches des concurrents, pour se démarquer. Ensuite, dans le design du stand, on pense à la signalétique, le logo doit être visible de loin, souvent placé en hauteur et tourné vers l’entrée. Le stand est organisé selon le type de salon, avec des zones business : tables, chaises, ambiance cosy pour les échanges commerciaux, et d’autres zones plus conviviales autour d’un bar ou d’un mur produit, où les visiteurs peuvent voir et manipuler nos produits. Ça crée des échanges naturels avec les clients.

B.S.- Vous avez travaillé sur la Soccer Cup 2025, un grand événement interne qui a rassemblé des collaborateurs du monde entier. Comment avez-vous participé à ce projet et quels défis avez-vous rencontré ?

S.- Ce projet a été piloté par Christelle Protat, la responsable communication. C’est un tournoi de foot international qui réunit tous les salariés du monde, et cette année, c’était à Paris. Il a fallu trouver les lieux pour le tournoi et les soirées. Mon rôle a été de créer tous les supports de communication et toute la décoration : le logo, les bracelets d’accès, la signalétique pour les repas ou les matchs, les programmes, etc. Il y avait aussi beaucoup de communication digitale à faire, avec des visuels déclinés tout au long de l’événement.

B.S.- Selon vous, pourquoi le graphisme joue-t-il un rôle essentiel dans la communication événementielle ?

S.- C’est l’œil, c’est ce qu’on voit et ce qu’on voit, il faut l’aimer. Tout est visuel. Dans l’événementiel, le visuel, c’est un peu tout : la signalétique pour guider, le logo pour attirer, la cohérence des couleurs pour créer une atmosphère et une harmonie visuelle à l’ensemble.

B.S.- Il y a aussi une cohérence dans le message que l’on souhaite transmettre ?

S.- Oui, il y a les couleurs mais aussi l’écrit. Le message doit être cohérent avec l’image que l’on veut renvoyer. On cherche à avoir une image premium, une image de leader, et donc les couleurs et les messages qu’on utilise que ce soit pour les salons, les soirées ou sur les réseaux sociaux doivent tous être cohérents avec ce positionnement.

B.S.- Comment voyez-vous l’évolution du graphisme dans la communication événementielle dans les prochaines années ?

S.- J’attends toujours qu’on nous remplace en tant que graphiste (rires), mais ce n’est pas encore le cas. J’ai testé plusieurs outils d’IA, ils peuvent générer de jolies images, mais en termes de mise en page, ce n’est pas encore ça, sauf avec des outils très puissants, et ça prend du temps. Ce n’est pas toujours parfait, mais ça peut faire gagner du temps pour des petites choses. Je pense que le graphisme en lui-même a encore de l’avenir, surtout pour des créations spécifiques et réfléchies. Pour des besoins du quotidien, l’IA peut nous aider, mais la créativité humaine reste essentielle.